El correo electrónico o e-mail se ha convertido en una de las grandes revoluciones de las últimas décadas. Como una herramienta de comunicación diaria, simboliza la inmediatez propia de nuestra era digital. Sin embargo, siendo diariamente uno de los canales de comunicación más utilizados en todo el mundo, ¿sabemos realmente cómo redactar un correo electrónico? ¿Sabemos hacerlo de forma correcta? Y en caso afirmativo, ¿pregonamos con el ejemplo?
Proponemos examinar cada una de las partes de las que se compone un e-mail para conocer cómo abordarlas de la mejor forma posible.
- La dirección. En ella encontraremos distintas “cajas” en las que podremos introducir las direcciones de las personas a las que enviamos el mensaje. Deberemos escribirlas siempre en minúsculas y sin tildes. Y separarlas entre ellas por comas (con su consiguiente espacio). Independientemente de si les queremos hacer llegar la información de forma directa, si simplemente queremos enviársela de forma indirecta (que introduciremos la dirección en la caja CC), o si queremos enviársela a otra persona que preferimos que el remitente no se entere (en la caja CCO).
- El asunto. Debe de ser corto y preciso. Un resumen exacto o el tema principal de nuestro correo. Si fuera necesario, podríamos utilizar símbolos para separar distintos conceptos y convertir el asunto en una información algo más visual.
Por ejemplo: - | / ·
- El saludo. Si trabajamos un registro formal, deberemos comenzar por escribir el título de la persona, seguido de su nombre o apellido (si lo conocemos, y según el grado de cercanía que mantenemos con el receptor). No será lo mismo dirigirnos al receptor con “Querido Juan”, que con “Apreciado Señor García”. Si el grado de formalidad es bajo, también podemos utilizar saludos más habituales como “hola” o “buenos días”. Es importante resaltar que siempre irá seguido de dos puntos o una coma.
- Cuerpo del texto. En caso de no conocer personalmente al destinatario del correo electrónico, en primer lugar nos presentaremos y seguidamente explicaremos el motivo del mismo.
Una vez contextualizado, expondremos en un segundo párrafo el asunto real del mensaje. Siendo breves, claros y directos. Ampliaremos información en párrafos sucesivos, haciéndolos coincidir cada uno de ellos con una idea: ordenando la información y aligerándola.
Es importante conocer que cada párrafo no debería tener más de 3 o 4 líneas. Y además dejaremos entre ellos una línea en blanco, sin que sea necesario comenzar con sangría la primera frase del siguiente. De esta forma haremos los correos electrónicos más legibles.
- Despedida. Aunque parezca un asunto baladí, es importante despedirse de forma tan correcta como nos hemos dirigido en el comienzo a nuestro destinatario. Haremos coincidir el grado de formalidad de esta última parte con el saludo. Teniendo presentes expresiones formales como:
Atentamente,
Le saluda cordialmente,
Respetuosamente,
Saludos cordiales,
Un saludo,
- Firma. Seguiremos las expresiones de despedida con el nombre completo de la persona que escribe el correo electrónico. Pero puede que no sea lo último que tecleemos… Pues especialmente dentro del entorno laboral es habitual encontrar elementos en la firma como:
El cargo del emisor
O el departamento de la empresa en el que trabaja
Su teléfono de contacto
Y el enlace a la web de la empresa
Una vez las distintas partes del mensaje están claras, cabe destacar que es importante cuidar la ortografía y la gramática tanto como si de un mensaje en papel se tratara. La inmediatez que nos permiten las nuevas tecnologías, ha provocado en muchos casos que olvidemos la corrección y mostremos nuestras peores habilidades en la escritura. Es importante revisar el correo de forma previa a su envío, y hacer uso del corrector ortográfico (que en muchos casos evitará errores que hayamos podido cometer sobre el teclado).
Otro apunte a tener en cuenta en el entorno digital: utilizar las mayúsculas para un cuerpo de texto se interpreta como si estuviéramos gritando.
Y hacer un uso excesivo de los conocidos emoticonos puede restar importancia y seriedad a nuestro mensaje. Sólo el remitente podrá discernir si aportan valor o no son estrictamente necesarios en su texto.
Convirtamos el uso diario de la escritura en algo más que un mero trámite: prestando atención en transmitir nuestro mensaje de la forma más correcta… Independientemente del canal que utilicemos.
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